De nos jours, avoir un ordinateur dans son bureau est indispensable, même pour les moindres tâches. Pour le métier d’archivage par exemple, on ne met plus des paquets de papiers dans les armoires. Avec la numérisation des documents, tout se fait sur ordinateur en utilisant des logiciels spéciaux pour ces fins, appelés logiciels d’archivage.

Ils ont pour but de classer les documents d’une manière simple et de garder un œil sur chaque document archivé. Lisez cet article pour comprendre encore plus sur l’utilité de ces logiciels professionnels et où peut-on trouver ceux qui sont gratuits.

L’importance d’un logiciel d’archivage professionnel gratuit :

De nos jours, dans la plupart des entreprises et les lieux de travail, on note que plus de 90 % des documents originaux sont produits d’une manière numérique, c’est-à-dire ce sont des documents électroniques stockés sur ordinateur, et communiqués entre les fonctionnaires à l’aide d’un réseau spécial à l’entreprise.

Aujourd’hui, la transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique s’impose de plus en plus, cela se fait en se servant des logiciels d’archivage professionnels, pour leurs nombreux avantages. En premier lieu, on remarque bien que ces logiciels vont vous permettre de gagner de la place et de vous débarrasser de tous les paquets de papiers emmagasinés un peu partout dans les armoires et les tiroirs.

Par la suite, cela va vous permettre de gagner un énorme temps quand vous êtes à la recherche d’un certain document. Quand il s’agit d’un logiciel, vous n’avez qu’à taper, dans la barre de recherche, la première lettre du nom du fichier et vous l’aurez dans quelques secondes seulement.

Un autre point aussi important à mentionner, c’est qu’avec un logiciel d’archivage professionnel, vous allez réduire votre facture d’achat de papiers et de réparation des imprimantes dans votre entreprise, une fois que tout est numérisé et digital surtout si vous utilisez un logiciel gratuit. En gros, on peut résumer tous les avantages de ces logiciels dans la liste là-dessous :

• Economiser de l’argent ;
• Gagner du temps ;
• Faciliter la recherche et le transfert des documents ;
• Limiter les risques de la destruction des informations ;
• Sécuriser l’accès aux archives ;
• Obtenir des statistiques ;
• C’est une méthode écologique.

Comment bien choisir un logiciel professionnel et gratuit d’archivage de documents ?

Pour bien choisir un logiciel d’archivage de document, il est essentiel de définir vos objectifs et vos besoins afin de savoir sur quels critères vous devez vous baser pour faire le choix. Il est important de noter que n’importe quel logiciel de gestion électronique des documents doit assurer l’organisation de vos archives et leur sécurité surtout.

Pour faire le meilleur choix, vous pouvez vous orienter en vous basant sur quelques paramètres comme le fait de vous rassurer de la sécurité des données, c’est-à-dire que le logiciel peut contrôler les utilisateurs qui ont l’accès à ses données.

Les différentes fonctionnalités et options sont aussi un critère très important pour faire le bon choix de logiciel d’archivage professionnel et gratuit, comme le nombre et formats de fichiers autorisés, le multilinguisme, l’apparence lors de la saisie des métadonnées, etc.

Sans oublier de parler de la pérennité du logiciel, il faut savoir s’investir sur le bon logiciel qui dure et qui ne vous posera pas de problèmes dans le futur.

Essayez de bien vous documenter et faites bien vos recherches avant de choisir n’importe lequel, en vous basant sur les témoignages des autres qui l’ont déjà utilisé.

Quelques logiciels gratuits d’archivage professionnel :

Il existe de nombreux logiciels d’archivages professionnels dans les marchés vu leur importance et leurs avantages, surtout avec la numérisation des documents dernièrement dans la plupart des entreprises.

Il y a ceux qui sont payants, donc automatiquement, ils sont plus performants. Mais on peut quand même compter sur les fonctionnalités d’un logiciel d’archivage professionnel gratuit tel que le logiciel open source 7zip.

On peut le télécharger facilement de son site officiel sur Internet, et puis l’installer. Ce logiciel dispose d’un taux de compression très élevé avec de nombreux formats pris en charge. Il a une gestion de fichiers très puissante surtout avec sa version en ligne, de plus, il s’intègre facilement au Windows. Sans oublier l’une de ses meilleures options, c’est que ce logiciel peut traduire vers plus de 80 langues.